ООО «Инструменты тестирования» - ИТ-компания, которая предоставляет доступ к собственному продукту ТестОпс. Это универсальный инструмент для комплексного тестирования, который позволяет управлять всеми процессами тестирования в одном месте. ТестОпс поддерживает весь жизненный цикл тестирования для ручных и автоматизированных тестов программного обеспечения. Приложение включено в реестр Российского ПО.

 
Организация предоставляет лицензии на пользование сервисом в двух вариантах: Облако и Сервер. Продукт ориентирован на компании, которым требуется постоянный процесс тестирования программного обеспечения, и заинтересованные в повышении эффективности этого процесса. Большее количество клиентов в IT сфере, Retail и Finance.

Перед компанией стояла задача систематизировать работу с клиентами, начиная от первичного знакомства и получения триал доступа к продукта до получения платежей за лицензии. Необходимо было:

• Организовать единое место хранения информации о заказчиках
• Увеличить эффективность менеджеров: короче цикл, больше закрытий в период.
• Упростить ведение отчетности по задаваемым критериям.
• Организовать систему учета лицензий и их продлений.
• Импортировать существующие сделки из унаследованных CRM-систем (системы для создания баз данных).

Система подписок, ключей, договоров
Для решения задачи по организации учета лицензий и их продлению организовали систему воронок и смарт-процессов. Основная воронка предназначена для учета продаж лицензий. Так же созданы смарт-процесс Подписка (на канбане распределены все текущие подписки по остатку срока), смарт-процесс Ключ и смарт-процесс Договор. Для одной команды разработчиков должна существовать одна Подписка. В подписке может быть несколько ключей, так как после продлений новый ключ также будет записан в подписку. Также может быть прикреплено несколько договоров с разными типами: основной, доп. соглашение, счет-оферта. Для работы с договорами смарт-процесс организован в виде канбана с понятными этапами согласований и подписаний документов.
В основной воронке продаж все сопутствующие смарт-процессы создаются автоматически с заполнением основных необходимых параметров. Менеджерам остается только вести общение с заказчиком, добавлять в Подписку, Договор или ключ новые параметры.

Миграция
После завершения работ над основными настройками системы необходимо было импортировать информацию по текущим, прошедшим лицензиям. Сложность состояла в том, что данные из источников были в разных форматах. Для начала данные необходимо было привести к общему виду. Кроме того была еще одна проблема: в каждой базе по отдельности находились дубли, а также находилась информация о проданных лицензиях, которые были и в одной и в другой базе. Нельзя было допустить загрузки дублей на портал, поэтому были предложены нестандартные алгоритмы для выявления дублей. В итоге было загружено около 1000 контактов, 600 компаний и 700 сделок. Сделки были загружены в разные воронки и смарт-процессы, что также усложняло задачу. После завершения миграции команда смогла приступить к работе. Сотрудники могут работать в едином удобном портале, не переключаясь и не путаясь в двух базах.